Quando la tecnologia in ufficio è un problema

Ma quanto tempo sprechiamo in ufficio? Tanto, tantissimo secondo la ricerca condotta da Censuswide per conto di Sharp su 6.045 impiegati di nove paesi europei, dalla Germania alla Svezia passando ovviamente per l’Italia. Oltre dieci minuti al giorno trascorsi ad aspettare che i documenti vengano stampati, oltre quindici per cercarli nella rete aziendale. Undici minuti e rotti spesi, quotidianamente, per riavvio o riparazione dei dispositivi a disposizione (il famoso “hai provato a spegnere e riaccendere?”). E dove finiscono le perdite di tempo causate dalle macchine iniziano quelle legate alle competenze: fin quando c’è da caricare la carta nella stampante, va (quasi) tutto bene (sono sicuri di saperlo fare il 68% degli italiani), ma attenzione a parlare di archiviazione di documenti nel cloud (57%).

Un ufficio stressante? No, è la realtà di molti luoghi di lavoro dove, a causa delle tecnologie obsolete, si perdono fino a 19 giorni di lavoro in un anno. E’ quello che evidenzia una ricerca condotta da Censuswide per conto di Sharp su oltre 6.000 impiegati di nove paesi europei, dal titolo ‘Il futuro del lavoro e il lavoro del futuro’.

Allargando l’orizzonte e guardando ai nostri partner europei, la ricerca svela che in tutta l’Unione queste inefficienze costano alle aziende una media di 19 giorni per lavoratore all’anno, quasi quattro settimane di vacanza, dunque con delle performance che ci vedono anche in questo caso indietro come qualità delle tecnologie e produttività del lavoro.

La ricaduta è molto importante per la produttività e la soddisfazione di lavoratori e utenti; un costo importante per aziende pubbliche e private. Sulla ricerca Censuswide-Sharp, il sociologo Domenico De Masi ha commentato: “E’ uno studio davvero particolare e interessante, in grado di misurare il gap esistente a livello tecnologico. Il problema oggi però è anche quello di metabolizzare le nuove tecnologie che, se usate bene, possono essere uno strumento straordinario”. Ma quali sono i maggiori colpevoli nello spreco di tempo ed energie lavorative? La risposta è presto svelata: la maggior parte del tempo viene persa cercando i file sul server – 23 minuti al giorno – dovuti alla mancanza di strumenti di ricerca adatti.

Ulteriori perdite di tempo quotidiane riguardano l’uso della stampante: sei minuti sprecati ogni giorno in attesa che si riscaldi; e quasi nove minuti aspettando che le pagine vadano in stampa. L’attesa dell’avvio della strumentazione audiovideo è una perdita di tempo che costa in media otto minuti al giorno. Allargando l’orizzonte e guardando ai partner europei, la ricerca svela che in tutta l’Unione queste inefficienze costano alle aziende una media di 19 giorni per lavoratore all’anno, quasi quattro settimane di vacanza, dunque con delle performance che ci vedono anche in questo caso indietro come qualità delle tecnologie e produttività del lavoro.

Il 53% degli intervistati in Italia dichiara che il proprio posto di lavoro non è aggiornato dal punto di vista tecnologico. Se il loro ufficio fosse dotato di una migliore tecnologia, oltre due terzi dei lavoratori (68,2%) risulterebbe più produttivo, circa la metà (45,9%) sarebbe più motivato e il 40,2% ritiene di poter essere più creativo.

La tecnologia dovrebbe rendere più facile la nostra vita e aiutarci a lavorare più velocemente, tuttavia, nel mondo reale, tecnologie obsolete e difficili da usare spesso rallentano le persone, costringendole a perdere tempo”, commenta Carlo Alberto Tenchini, direttore Marketing e Comunicazione Sharp Italia. “Da un lato -prosegue Tenchini- le aziende devono capire l’importanza delle tecnologie interconnesse, dall’altro devono porre al centro lo sviluppo delle competenze umane, di quelle del manager e attivarsi per la creazione di scuole di formazione aziendali”.