Le convocazioni del Consiglio comunale possono essere effettuate anche attraverso una casella PEC istituzionale assegnata dall’ente ai consiglieri, quando questa garantisca la certezza della comunicazione e il raggiungimento dello scopo previsto. È il principio espresso dal Ministero dell’interno in un recente parere sulle modalità di convocazione degli organi consiliari.
Il Ministero ha richiamato l’articolo 38 del Testo unico degli enti locali, ricordando che il funzionamento del Consiglio comunale, comprese le procedure di convocazione, è disciplinato dal regolamento consiliare nel rispetto dei principi stabiliti dallo statuto. In mancanza di una disciplina legislativa specifica, trova applicazione il principio della libertà delle forme: la modalità scelta dall’amministrazione è legittima purché sia concretamente idonea a garantire la conoscenza dell’avviso da parte dei destinatari.
Il parere riguarda il caso di un regolamento comunale che imponeva ai consiglieri l’obbligo di dotarsi di una PEC personale entro un termine determinato, prevedendo, in caso contrario, il ricorso alla notifica tramite messo comunale o raccomandata con ricevuta di ritorno. Il Ministero ha precisato che la mancata attivazione di una PEC personale non impedisce all’ente di adottare soluzioni alternative più efficienti.
In particolare, la trasmissione tramite posta elettronica certificata è riconosciuta dall’articolo 48 del Codice dell’amministrazione digitale come modalità equivalente alla notificazione a mezzo posta. La PEC, infatti, assicura la certezza dell’identità del mittente e del destinatario, l’integrità del contenuto e la prova dell’avvenuta consegna. Sul punto il Ministero richiama anche il principio affermato dal Consiglio di Stato, Adunanza plenaria, con sentenza 10 dicembre 2014, n. 33, secondo cui la validità della comunicazione deve essere valutata in relazione alla sua effettiva capacità di portare l’atto a conoscenza dell’interessato.
Pertanto, qualora un consigliere non intenda utilizzare una propria casella PEC, il Comune può assegnargli una casella istituzionale con dominio dell’ente, destinata esclusivamente alle comunicazioni legate al mandato elettivo. Una soluzione che consente di superare le notifiche tradizionali, riducendo costi e tempi e favorendo la digitalizzazione dei procedimenti consiliari.
Il Ministero invita infine gli enti a valutare un aggiornamento dei regolamenti interni, prevedendo la possibilità per i consiglieri di scegliere tra l’utilizzo di una PEC personale e l’assegnazione di una casella certificata istituzionale.
