Non può essere qualificata come “massiva”, “esplorativa” o finalizzata a un controllo generalizzato sull’operato della pubblica amministrazione un’istanza di accesso agli atti riferita a una pratica amministrativa ben individuata e collegata a una posizione giuridica qualificata del richiedente. È il principio ribadito dal Tar Lombardia, sezione II, con la sentenza 25 giugno 2026, n. 3365.
Il Collegio ricorda innanzitutto che il giudizio in materia di accesso documentale, disciplinato dall’articolo 116 del Codice del processo amministrativo, non si limita al controllo della legittimità del diniego opposto dall’amministrazione, ma è diretto ad accertare in concreto la sussistenza del diritto all’ostensione dei documenti richiesti.
Nel merito, i giudici affermano che l’interesse all’accesso è diretto, concreto e attuale quando il richiedente è titolare di una posizione giuridica differenziata e la conoscenza degli atti è strumentale alla tutela dei propri interessi, anche solo per valutare l’opportunità di future iniziative amministrative o giudiziarie.
La sentenza chiarisce inoltre che una richiesta circoscritta a uno specifico procedimento non integra un controllo generalizzato sull’attività amministrativa. La circostanza che l’istanza riguardi documenti relativi a un fascicolo determinato, infatti, esclude il carattere esplorativo della domanda e non impone all’amministrazione un’attività di elaborazione di dati, ma soltanto l’individuazione e l’ostensione degli atti esistenti.
Il Tar ribadisce anche l’ampiezza della nozione di documento amministrativo ai sensi della legge n. 241 del 1990, evidenziando che sono accessibili non solo i provvedimenti conclusivi, ma anche gli atti endoprocedimentali, come note, relazioni, pareri, comunicazioni e altri documenti istruttori, salvo specifiche e motivate ragioni di esclusione previste dalla legge.
Un ulteriore principio riguarda il comportamento che l’amministrazione è tenuta ad adottare di fronte a richieste ritenute eccessivamente ampie. In applicazione dei principi di proporzionalità, buon andamento e leale collaborazione, il diniego integrale costituisce l’extrema ratio: l’ente deve invece valutare la possibilità di un accesso parziale oppure attivare un’interlocuzione con il richiedente per circoscrivere l’oggetto dell’istanza.
Infine, il Collegio precisa che il richiamo al presunto carico organizzativo derivante dall’evasione della richiesta non può giustificare il rifiuto se non è supportato da una motivazione concreta e circostanziata. Analogamente, la mera necessità di reperire documenti o di estrarne copia non rappresenta, di per sé, un limite al diritto di accesso.
Sulla base di tali principi, il Tar ha annullato il diniego opposto dal Comune, accertando il diritto della ricorrente a prendere visione ed estrarre copia della documentazione richiesta, come successivamente delimitata, ordinandone l’ostensione entro trenta giorni.
