Il sistema amministrativo italiano è spesso accusato di essere poco propenso a investire nella propria innovazione tecnologica. Fin dal 2006 la Regione Autonoma della Sardegna ha avviato rilevanti investimenti in questo settore. Un vero passo avanti, in questo contesto, si è concretizzato con il progetto DEC – Determina Elettronica Contabile. Il progetto è stato approvato con una Deliberazione del 2012, ed ha tra i tanti obiettivi quello del risparmio nell’utilizzo della carta e l’“ abbattimento dei tempi di pagamento, che può essere conseguito attraverso la completa dematerializzazione dell’atto contabile (Determina Elettronica Contabile) in tutte le fasi del suo ciclo di trattamento, compresa la conservazione a norma dei documenti digitali .”. Ciò, – nella prospettiva della Giunta Regionale – in abbinamento con l’uso esteso della firma digitale, conservazione sostitutiva integrata e la protocollazione automatica, permetterà di minimizzare i tempi di permanenza al protocollo, che costituiscono attualmente la principale criticità del flusso documentale cartaceo.”.
Il progetto DEC, descritto con puntualità dal sito ForumPa, punta in prima istanza a realizzare una forte integrazione tra i dati del provvedimento, attualmente caricati su MS Word, stampati, firmati e inviati all’ufficio di controllo, e i dati contabili, caricati sul SAP e verificati sempre dall’ufficio di controllo. “La DEC realizzerà sia un gestore di progetti/procedimenti, che un template in grado di supportare in un’unica soluzione i due caricamenti, portando in questo modo in firma digitale il provvedimento. Il provvedimento firmato digitalmente dovrà poi subire il vaglio dell’ufficio contabile di controllo, la Ragioneria Generale, sempre per via telematica e in seguito dovrà essere conservato in maniera sostitutiva”.
Gli obiettivi del progetto DEC sono diversi: la digitalizzare del flusso approvativo della Determina Contabile, con l’abbattimento dei tempi di percorrenza al di sotto dei 30 giorni; Realizzare una integrazione automatica con il protocollo, la conservazione sostitutiva e la firma digitale remota; Realizzare uno strumento di monitoraggio e controllo la Ragioneria Generale al fine di poter gestire i flussi digitale; Mettere al centro il valore del processo, ovvero aumentare la qualità nella redazione degli atti e dei controlli.
Per sviluppare il progetto Determina Elettronica Contabile (DEC) si è utilizzata la metodologa della produzione snella. La metodologia Lean (o produzione snella) ha avuto la sua massima applicazione nella fabbrica automobilistica giapponese Toyota.
